Was Ardesia tatsächlich tut.

01 / ARBEITSBEREICH

Ein Ort, um das ganze Büro zu sehen.

Der Control Room ist die Startansicht. Die heutigen Angebote, die Aufträge in Bearbeitung, die Nachrichten, die auf Antwort warten, die ausgehenden Rechnungen. Die vier Zonen ändern sich nicht. Was darin steht, schon.

Der Control Room ist in vier Zonen unterteilt. Oben vier Kennzahlen: Monatsumsatz, offene Angebote, Aufträge in Bearbeitung und ein rot markierter Zähler dringender Punkte. Links eingehende Nachrichten — E-Mails und WhatsApp-Verläufe, einer als dringend markiert. In der Mitte offene Angebote und Aufträge mit ihrem Status, darunter Entwürfe, die auf Prüfung warten. Rechts die zuletzt ausgegangenen Rechnungen und die Aufgaben des Tages. Die Ansicht bleibt ruhig; kleine Aktualisierungen im Hintergrund zeigen, dass sie live ist.

02 / CRM & BUCH

Jedes Gespräch, in der Kundenakte.

E-Mails und WhatsApp-Verläufe werden dem Kunden zugeordnet, zu dem sie gehören. Genauso die Anhänge — jedes PDF-Datenblatt, jedes Foto aus dem Lager, jedes unterschriebene Angebot. Kontakte und Abteilungen bleiben getrennt, aber verknüpft, sodass eine Nachricht von buchhaltung@kunde.de bei der richtigen Firma landet, auch wenn keine Person genannt wird.

Suchen Sie so, wie Sie sich Dinge merken. Ein Lieferantenname, eine Artikelnummer, ein Satz aus einer E-Mail vom letzten Frühjahr. Öffnen Sie ein Ergebnis und Sie sehen den ganzen Verlauf — jedes Angebot, jeden Auftrag, jedes Versanddokument, jede Antwort — auf einer Zeitleiste.

Eine Suche nach "weber cnc januar" liefert drei passende Ergebnisse. Der beste Treffer öffnet sich als Kundenseite: oben die Kontakte und Abteilungen der Firma. Darunter eine Zeitleiste mit fünf Ereignissen — ein WhatsApp-Verlauf aus dem Januar, das darauf folgende Angebot, der zwei Wochen später erteilte Auftrag, der Lieferschein und die Pro-forma-Rechnung. Ein kleines Panel rechts listet jeden Anhang aus den Verläufen auf: zwei technische Zeichnungen, ein unterschriebenes Angebot, drei Fotos eines fertigen Teils.

03 / PREISE

Preise mit Regeln, nicht aus dem Gedächtnis.

Eine Preisliste pro Währung. Mengenstaffeln, die mit der Menge sinken. Mindestbestellmengen, Verkaufsvielfache, Rüstkosten, Mindestwerte pro Zeile — alles beim Angebot durchgesetzt, nicht erst danach entdeckt.

Kundenspezifische Verträge überschreiben die Basisliste: ein fester Rabatt für einen Kunden, eine kategorieweite Aktion für den übrigen Markt. Künftige Preise werden mit eigenem Gültigkeitsdatum eingetragen, sodass eine geplante Erhöhung im April die März-Angebote nicht umschreibt. Derselbe Mechanismus, der die Vergangenheit unversehrt lässt, lässt die Zukunft planen.

Und auf jedem Angebot ein Schutz: die Bruttomarge gegenüber Ihren Referenzkosten, in Echtzeit sichtbar. Unter der Schwelle wird die Zeile markiert, bevor das Angebot rausgehen kann. Der Vertrieb muss die Regeln nicht im Kopf haben — die Regeln stecken im Formular.

Für die Hofmann GmbH — einen Kunden für Verpackungsrollen — wird ein Angebot erstellt. Drei Positionen. Position 1: 500 Meter Folie, Basispreis 2,40 €/m. Der Vertrag des Kunden greift: ein Rabatt von 7% wird automatisch angewendet, als kleine Anmerkung an der Zeile gezeigt. Position 2: 1.200 Meter derselben Folie — die Menge überschreitet die Staffel bei 1.000 m, der Stückpreis fällt auf 2,15 €/m. Position 3: ein Rollenschneider-Zubehör im Mindestverkaufsvielfachen von 4 Stück; der Bearbeiter wollte 3 eingeben, das Feld korrigierte es mit einem Hinweis. Unten rechts die Bruttomarge: 28%, über der Firmenschwelle von 22%. Ein kleines Verlaufspanel zeigt drei frühere Angebote an denselben Kunden in den letzten sechs Monaten, mit ihren Endpreisen als Referenz.

04 / HANDEL

Vom Angebot zum Lieferschein.

Ein Angebot ist in wenigen Minuten erstellt, weil Preise, Rabatte und Regeln bereits im System stehen. Nimmt der Kunde an, wird aus dem Angebot ein Auftrag — und das Angebot selbst wird gesperrt. Keine stillen Änderungen an einem Dokument, das der Kunde in den Akten hat. Die Version, die er unterschrieben hat, ist die Version, die Sie behalten.

Aus dem Auftragsfluss folgen die Dokumente: Lieferscheine fürs Lager, Pro-forma-Rechnungen für die Buchhaltung des Kunden. Die kaufmännischen Angaben sind sauber von den Versandangaben getrennt, sodass der Lieferschein mit der Ware geht und die Pro-forma an die Buchhaltung — ohne dass eines die Daten des anderen mitträgt.

Und auf jedem Angebot der Margenschutz. Die Bruttomarge gegenüber den Referenzkosten wird je Zeile und auf der Summe angezeigt. Unter der Schwelle wird die Zeile markiert. Die Prüfung, die früher nach dem Rechnungsversand stattfand, findet jetzt vor dem Angebot statt.

Ein Angebot für Brandt Komponenten — einen Armaturenlieferanten in Augsburg — ist geöffnet. Vier Positionen für Edelstahldichtungen in verschiedenen DIN-Größen. Der Vertragsrabatt von 5% wird automatisch angewendet. Position 3 zeigt eine Margenwarnung in Rot: 14% gegenüber einer Schwelle von 22%. Der Bearbeiter öffnet das Referenzpanel — die letzten drei Angebote an Brandt für dasselbe Teil zeigen eine Marge von 24%, 23% und 25%. Die aktuelle Zeile wird korrigiert. Die Marge kehrt auf 23% zurück. Das Angebot wird gesendet. Zwei Tage später ist es angenommen; das System wandelt es in einen Auftrag um und sperrt das Angebot. Für das Lager wird ein Lieferschein mit vier Warenzeilen, Gewichten und Verpackung erstellt — ohne Preise. Für die Buchhaltung des Kunden wird separat eine Pro-forma-Rechnung erstellt: Netto 3.420 €, Rabatt 171 €, MwSt. 717,78 €, gesamt 3.966,78 €. Status-Pills auf jedem Dokument: Auftrag in Bearbeitung, Pro-forma offen.

05 / KI-ASSISTENT

Argo übernimmt die wiederkehrende Arbeit.

Drei Dinge, die Argo auf Abruf tut. Es entwirft ein Angebot aus einer Beschreibung — "200 Meter Gurt Klasse 200, mit seitlichen Mitnehmern, für Wagner" — und holt die richtige SKU, den Vertragspreis und die passenden Lieferbedingungen. Es fasst eine Kundenbeziehung zusammen, bevor Sie anrufen — offene Reklamationen, ausstehende Rabattanfragen, die letzten drei Aufträge. Es liest eingehende PDFs — eine Angebotsanfrage, eine Kundenspezifikation — und füllt das Auftragsformular aus dem, was es findet.

In jedem Fall behalten Sie das Sagen. Das Angebot ist ein Entwurf, bis Sie es freigeben. Die Zusammenfassung ist für Sie, nicht für den Kunden. Die extrahierten Felder sind vorausgefüllt, nicht festgeschrieben. Argo schickt nie etwas von sich aus nach außen.

Drei kleine Panels zeigen die drei Modi. Panel eins: ein Chat, in dem der Bearbeiter tippt "Erstelle ein Angebot für Wagner, 200 m DBPH21733 mit Bordkanten, Lieferung wie letztes Mal." Argo liefert einen Angebotsentwurf mit aufgelöster SKU, dem Preis aus der aktiven Preisliste, den vom letzten Auftrag des Kunden geerbten Lieferbedingungen und dem Vermerk "vor dem Versand prüfen" in der Kopfzeile. Panel zwei: ein Kurzbericht zur Müller GmbH — drei Punkte, die eine kürzliche technische Reklamation, eine ausstehende Anfrage für 4% Rabatt und eine vor zwei Wochen gemeldete Lieferverzögerung zusammenfassen. Panel drei: ein eingehendes PDF eines Kunden (eine Angebotsanfrage) öffnet sich links; rechts ein Auftragsformular mit fünf aus dem PDF vorausgefüllten Zeilen — Artikelnummern, Mengen, gewünschtes Lieferdatum — jedes Feld mit einem kleinen Symbol, das seine Quelle im Dokument anzeigt.